I. Qué es y cuándo aplica
Es el trámite que el empleador debe surtir, en ejercicio de su poder de subordinación, antes de imponer una sanción disciplinaria prevista en el reglamento interno, el contrato, el pacto, la convención o el laudo (llamado de atención, multa o suspensión). La Corte Constitucional fijó sus garantías mínimas en la C-593 de 2014 y la Ley 2466 de 2025 las volvió texto legal en el art. 115 del CST. No es un formalismo: la sanción que se impone sin él es ilegal y los jueces la dejan sin efecto, con pago de los salarios de la suspensión.
Sanción disciplinaria
Llamado de atención escrito, multa o suspensión. Solo las que estén en el reglamento, pacto, convención, laudo o contrato (art. 114 CST). Siempre con el procedimiento del art. 115.
Despido con justa causa
No es una sanción: por regla general no exige este procedimiento, salvo que el reglamento, el contrato, la convención o el laudo lo pacten o traten el despido como sanción. Pero el trabajador siempre debe ser oído antes (SL2351-2020).
Menos de 10 trabajadores
Micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores y trabajadores del hogar: no aplica el procedimiento completo, pero el empleador debe escuchar previamente al trabajador con garantías de defensa (par. 6).
Periodo de prueba
La terminación en periodo de prueba (art. 80 CST) no requiere motivación ni procedimiento disciplinario, salvo trabajadores con protección reforzada (Trib. Bogotá, 31 de enero de 2025).
II. Los pasos mínimos del art. 115 CST
Dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra, y non bis in idem.
- 1Comunicación formal de la apertura del proceso al trabajador, firmada por quien tenga la facultad disciplinaria.
- 2Hechos, conductas u omisiones por escrito: fecha, hora, lugar, modo e intervinientes; con la falta del reglamento y la sanción posible. Después no se pueden agregar hechos.
- 3Traslado de todas y cada una de las pruebas, relacionadas una a una y entregadas en copia; dejarlas «a disposición» no es traslado.
- 4Término de defensa no inferior a 5 días para manifestarse, controvertir las pruebas y aportar las suyas; si el reglamento fija uno mayor, rige el mayor.
- 5Acta con transcripción literal de los descargos verbales; puede surtirse por medios tecnológicos (par. 5); el trabajador sindicalizado puede estar acompañado por uno o dos representantes del sindicato que sean trabajadores de la empresa (par. 2); ajustes razonables para trabajadores con discapacidad (par. 3).
- 6Pronunciamiento definitivo motivado que identifique la causa, valore cada prueba y responda cada argumento de defensa; sanción proporcional a los hechos.
- 7Posibilidad de impugnar: la decisión indica el recurso, el término y ante quién. Omitir esa advertencia cuando el reglamento la exige ha costado despidos enteros (SL2184-2024).
III. Límites de la sanción
Tipicidad
El reglamento debe traer la escala de faltas, el procedimiento para comprobarlas y la escala de sanciones (art. 108, núm. 16). Ninguna sanción fuera de esa escala (art. 114).
Suspensión
Máximo 8 días la primera vez y 2 meses en caso de reincidencia (art. 112). Durante la suspensión no se paga salario; si la sanción se anula, se pagan los salarios dejados de percibir.
Multa
Solo por retardos o faltas al trabajo sin excusa; hasta la quinta parte del salario de un día; su importe va a una cuenta para premios o regalos de los trabajadores (art. 113).
Inmediatez
El trámite se surte en un término razonable desde el conocimiento de los hechos (par. 1); un lapso injustificado se lee como perdón de la falta. El tiempo de las averiguaciones internas documentadas no se cuenta en contra (SL2660-2022, SL3063-2023).
IV. Sanción y despido: la frontera que más litigio produce
Regla. El despido con justa causa no es una sanción, así que la ley no le exige el procedimiento del art. 115; lo que exige es comunicar la causal al momento del despido sin poder alegar después motivos distintos (art. 62, par.), actuar con inmediatez y que la causal exista (SL2351-2020, SL496-2021, SL1861-2024).
Derecho a ser oído. Es obligatorio escuchar al trabajador antes del despido en la causal 3 del literal A del art. 62 (C-299-98) y en las causales 9 a 15 (con el aviso de 15 días); en las demás, según las circunstancias; se cumple de cualquier forma, no solo con diligencia de descargos (SL2267-2022, SL1521-2023).
Excepción. Si el reglamento, el contrato, la convención o el laudo pactan un procedimiento previo al despido o lo tratan como sanción, el trámite se cumple íntegro: omitirlo o saltarse una formalidad convierte el despido en ilegal o injusto (SL2184-2024; Trib. Medellín 2019-00037-01 de 2025 y 2022-00150-01 de 2024; Trib. Bogotá 2015-00958-01 de 2026). Que el reglamento llame «sancionables con terminación del contrato» a ciertas faltas no basta para convertir el despido en sanción (SL374-2023; Trib. Medellín 2023-00150-01 de 2026).
Mirada constitucional. Cuando el despido es consecuencia de una sanción disciplinaria, el empleador debe agotar el debido proceso del art. 115 (SU-449-20); frente a trabajadores con estabilidad reforzada, la falta de prueba de ese trámite pesa en la tutela (T-312-23).
V. Si la sanción se impuso mal
El trabajador impugna primero ante la instancia del reglamento (el recurso suspende la ejecución cuando así está pactado) y, si no prospera, demanda ante el juez laboral la ilegalidad de la sanción y el pago de los salarios de la suspensión (Trib. Cali 2020-00214-01 de 2025). Los jueces revisan uno a uno los pasos de la C-593 de 2014: cuando se cumplieron, la sanción se mantiene (Trib. Medellín 2022-00250-01 y 2022-00249-01; Trib. Bogotá 2022-00073-01); cuando se negaron pruebas o la sanción fue desproporcionada, cae (Trib. Medellín 2022-00316-01 de 2026).