I. ¿Qué es la Reconstrucción de Expedientes?
Art. 126 CGP
Es el proceso técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad.
Importancia Clave:
- Asegura la continuidad de actuaciones administrativas y judiciales.
- Garantiza el derecho al debido proceso y la seguridad jurídica.
- Permite la toma de decisiones informadas.
II. Marco Legal Fundamental
Ley 594 de 2000
Establece la obligación estatal de gestión documental y responsabilidad de funcionarios.
Ley 1952 de 2019
Cód. General Disciplinario. Impone deber de custodia y prohíbe causar daño a documentos.
Acuerdo 007 de 2014
Archivo General de la Nación. Define lineamientos para la reconstrucción administrativa.
Ley 1564 de 2012
Art. 126 CGP. Detalla el trámite específico para procesos judiciales.
III. ¿Cuándo se Reconstruye?
Causales Principales
- Pérdida total o parcial del expediente.
- Deterioro significativo que impida lectura.
- Extravío en despacho o traslado.
- Siniestros (robo, incendio, desastres).
Pasos Preliminares
- Identificación precisa del expediente.
- Diagnóstico integral del daño o pérdida.
- Revisión del deber de custodia y posibles implicaciones disciplinarias.
IV. El Proceso de Reconstrucción
A. Vía Administrativa
Según Acuerdo 007 de 2014 AGN
- Detección e Informe
- Denuncia Penal
- Acto Administrativo de Apertura
- Investigación y Pruebas
- Acto Final (Cierre/Reconstrucción)
- Reconstrucción Formal del Expediente
B. Vía Judicial
Según Art. 126 CGP
- Solicitud de Parte o Actuación Oficiosa
- Juez Fija Audiencia
- Orden de Aportar Copias/Pruebas
- Audiencia y Resolución
- Consecuencias Procesales