Política de Privacidad

1Introducción

En GMH LEX, entendemos que la confianza es la base de nuestra relación profesional. Nos comprometemos a proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de sus datos personales, actuando en estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015.

El presente documento detalla nuestros protocolos de recolección, uso, almacenamiento y protección de su información personal, garantizando sus derechos constitucionales como titular.

2Datos que Recolectamos

La plataforma recopila únicamente la información necesaria para la prestación del servicio, proporcionada voluntariamente por el usuario:

• •Nombre completo y correo electrónico (registro manual o mediante Google/Apple Sign-In).
• •Número de teléfono, cuando sea proporcionado voluntariamente.
• •Información profesional o jurídica relacionada con el uso de las herramientas.
• •Datos transaccionales para el procesamiento de suscripciones y pagos.
• •Registro de consumo de consultas de Salomé (asistente IA), vinculado al plan activo del suscriptor.
• •Historial de sus conversaciones con Salomé y documentos que usted sube al expediente de sus procesos, incluidos los fragmentos de texto que se indexan en nuestra base de datos para responder sus consultas; son privados de su cuenta.
• •Datos de uso y navegación (métricas anónimas para mejora del servicio).
• •Radicados de procesos judiciales que usted registra para seguimiento.
• •Información de los procesos obtenida de fuentes públicas de la Rama Judicial: partes o sujetos procesales, actuaciones, fechas y despacho.
• •Actuaciones y anotaciones que usted incorpora manualmente a sus procesos.
• •Datos de facturación de su perfil: nombre o razón social, tipo y número de documento, municipio y teléfono (necesarios para la factura electrónica).
• •Copias de documentos públicos (PDF de estados o autos) descargados de las plataformas oficiales de la Rama Judicial (Siglo XXI / Publicaciones Procesales), almacenados para mostrárselos y adjuntarlos a sus alertas.
• •Grabaciones de audiencias que usted sube para transcribirlas, y la transcripción resultante (texto, marcas de tiempo, separación de voces y rol procesal inferido de cada interviniente). Contienen datos de terceros —partes, testigos, funcionarios— cuyo tratamiento usted declara estar facultado para realizar.

3Finalidades del Tratamiento

Sus datos personales serán tratados exclusivamente para fines relacionados con el objeto de la plataforma:

• •Gestión de su cuenta, suscripción y acceso a las herramientas de su plan.
• •Envío de recordatorios sobre el vencimiento y la renovación de su suscripción, y de avisos relacionados con el estado o la reactivación de su cuenta (por ejemplo, cuando su plan está por expirar, ha expirado o tras un periodo de inactividad prolongada).
• •Control del consumo de consultas de Salomé (asistente IA) según el plan y las recargas contratadas.
• •Procesamiento seguro de pagos y facturación electrónica.
• •Envío de boletines, actualizaciones normativas y contenido académico.
• •Atención de consultas, soporte técnico y requerimientos legales.
• •Mejora continua de la experiencia de usuario y seguridad de la plataforma.
• •Monitoreo automático de sus procesos: consulta periódica de las fuentes oficiales de la Rama Judicial y aviso de nuevas actuaciones por correo, notificación y push.
• •Descarga, almacenamiento y envío de los documentos públicos asociados a las actuaciones.
• •Emisión de factura electrónica ante la DIAN con sus datos de facturación.

4Derechos de los Titulares

Conforme al marco legal colombiano, usted dispone de los siguientes derechos inalienables sobre su información:

5Canales de Atención

Hemos dispuesto canales oficiales para que pueda ejercer sus derechos de Habeas Data de manera ágil y gratuita:

6Seguridad de la Información

GMH LEX implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger su información contra accesos no autorizados, pérdida o alteración:

• •Autenticación y almacenamiento gestionados por Firebase (Google Cloud), con cifrado en reposo y en tránsito.
• •Procesamiento de inteligencia artificial mediante proveedores especializados; su contenido no se utiliza para entrenar sus modelos.
• •Acceso restringido a bases de datos (solo personal autorizado).
• •Copias de seguridad periódicas para garantizar la disponibilidad del servicio.

7Transferencia y Transmisión de Datos

Sus datos no serán vendidos ni comercializados. Solo podrán ser transferidos en los siguientes escenarios estrictamente necesarios:

• •A Firebase / Google Cloud, proveedor de autenticación y base de datos de la plataforma.
• •A proveedores de inteligencia artificial, exclusivamente para procesar sus consultas y generar respuestas y borradores; no utilizan su contenido para entrenar sus modelos.
• •A Google (servicio Gemini, fuera de Colombia), para transcribir las grabaciones de audiencia que usted sube e identificar a los hablantes; la copia temporal se elimina al terminar y el contenido no se usa para entrenar modelos.
• •A MercadoPago, para el procesamiento de pagos.
• •A Factus, para la emisión de la factura electrónica ante la DIAN.
• •A Resend, para el envío de correos transaccionales, recordatorios de suscripción y alertas de procesos.
• •A Cloudflare R2, para el almacenamiento de los documentos (PDF) de sus procesos y de los archivos que usted sube a la bóveda de sus expedientes; a Supabase, para el índice de fragmentos de texto que permite las búsquedas dentro de sus documentos.
• •A las aplicaciones de IA que USTED conecte mediante el Conector IA (Claude, ChatGPT, Perplexity, Cursor u otras): se les entrega únicamente la información de su propia cuenta que la aplicación solicite durante sus conversaciones, previa autorización suya, revocable en cualquier momento.
• •A Meta y Google Analytics, para métricas de uso y publicidad.
• •A las plataformas públicas de la Rama Judicial se realizan consultas de información pública; no se les transfieren sus datos personales.
• •A autoridades judiciales o administrativas, previo requerimiento legal formal.

8Uso de Cookies

Nuestra plataforma utiliza cookies para optimizar la navegación y analizar métricas de uso, ofreciendo una experiencia personalizada.

9Vigencia de la Política

Esta política rige a partir de su publicación y se mantendrá vigente hasta su modificación o derogación expresa.

GMH LEX se reserva el derecho de actualizar este documento para adaptarlo a cambios legislativos o mejoras en el servicio. Cualquier modificación sustancial será notificada a través de este medio.

10Monitoreo de Procesos y Datos de Terceros

Al registrar un radicado, usted activa el seguimiento automático del proceso. La información proviene de las plataformas públicas y oficiales de la Rama Judicial de Colombia e incluye datos de las partes y demás intervinientes, que pueden ser terceros.

Usted declara que actúa en el marco de su ejercicio profesional y que cuenta con interés legítimo o autorización para consultar y tratar dicha información. GMH LEX actúa como una herramienta de consulta y no modifica la información oficial.

Los documentos (PDF) descargados de las fuentes oficiales se conservan asociados a su cuenta únicamente para prestarle el servicio de seguimiento y notificación.

11Conservación y Supresión de Datos

• •Mientras su cuenta esté activa, conservamos sus datos para prestarle el servicio.
• •Al vencer su suscripción, el monitoreo se pausa tras un periodo de gracia de 7 días. Sus procesos, la bóveda de sus expedientes, sus conversaciones con Salomé, sus liquidaciones, clientes, agenda y grabaciones se conservan durante seis (6) meses contados desde el vencimiento, para reactivarlos intactos si renueva en ese plazo. Cumplidos los seis meses sin renovar, esos datos se eliminan de forma definitiva y no es posible recuperarlos; su cuenta, su historial de pagos y los saldos comprados se conservan para que pueda volver a suscribirse. La fecha exacta se le informa en los correos previos y posteriores al vencimiento.
• •Al eliminar su cuenta, se suprimen su perfil, sus procesos, actuaciones, notificaciones, conversaciones con Salomé y la bóveda completa de sus expedientes (archivos originales y fragmentos indexados), y quedan sin efecto las autorizaciones del Conector IA. Por obligaciones contables y legales se conservan los registros de pago y facturación; también se conservan los comentarios públicos del blog.
• •Al eliminar un proceso individual se eliminan de forma definitiva los documentos de su bóveda: archivos subidos, actuaciones indexadas y sus fragmentos en la base de datos, sin copias residuales.
• •Las grabaciones de audiencia y sus transcripciones se conservan hasta que usted las elimine desde la herramienta o elimine su cuenta; no se conservan copias en el proveedor de IA una vez terminada la transcripción.
• •Modo Firma (plan Max): las cuentas de abogados asociados son propiedad de la firma del titular. Al desvincular a un asociado, sus procesos pasan a la cuenta del titular y sus conversaciones, expedientes y cuenta se eliminan de forma definitiva; su correo queda libre para un registro independiente.